Çağrı merkezinde çalışan
Takım Liderleri / Supervisorlar’ın en önemli ve öncelikli görevi nedir diye
sorsanız genellikle verilen yanıt “Temsilcilerimizin motivasyonunu sağlamak”,
“Agent’larımızdan gelen soruları yanıtlamak, isteklerine yanıt vermek”, “gerektiğinde
çağrı almak” gibi yanıtlar gelir. Şüphesiz yukarıda sayılanlar son derece
önemlidir ancak Agent’ların direkt yöneticisi olan kişilerin (Takım Liderleri /
Yetkililier / Supervisorlar) en az yukarıda belirtilenler kadar önemli bir
diğer rolü daha vardır: “Gerçek-Zaman Yönetimi”
Gerçek Zaman Yönetimi,
çağrı merkezinizde o anda olmakta olan olayların izlenmesi ve parametrelerin
beklentiniz dışına çıktığında duruma önceden yaptığınız plana göre müdahale
edilmesidir.
Çağrı merkezinde gerçek
zamanda yönetim yapmak bir pilotun uçağı kullanmasına benzetilebilir.
Pilot ve copilot uçağı havalandırmadan önce birçok planlama ve kontrol
aşamalarından geçer (yakıt durumu, uçuş planları, yolcu ve yük dağılımı vb).
Benzer biçimde çağrı merkezi de işe başlamadan önce (yani çağrıları almadan
önce) birçok planlama aşamasından geçmek zorundadır. Yarım saatlik aralıklarla
doğru iş yükü tahmini yapılması, buna bağlı olarak insan kaynağının hesap
edilmesi, çekmenin düşünülerek doğru vardiya planlarının yapılması bu aşamaların
temelini oluşturur.
Planlama ve kontrolleri
yaptık. Şimdi artık uçuş zamanı (yani çağrı merkezinde çağrıların gelmeye
başlaması). Pilot uçağı havalandırdıktan belirli bir süre ve belirli bir
irtifaya ulaştıktan sonra genellikle uçağı otomatik pilota bağlar. Pilotlar
(şükürler olsun ki) uçağı terk etmezler. Bir fevkaladelik durumunda müdahale
etmek üzere pilotlar uçağın içinde gözü açık ve tetikte beklerler. Pilotlar,
uçağın beklentileri yönünde hareket ettiğinden emin olmak için her zaman olmasa
da mutlaka ilgili verilere bakarlar (altimetre, sürat vb) Çağrı merkezinde de
benzer bir durum söz konusudur. Çağrı merkezine çağrılar gelemeye başladıktan
sonra Takım Liderleri yerlerini terk etmezler. Takım Liderlerinin gözlerinin
sürekli olarak “ilgili verilerde” olması gereklidir. Verileri izlerler. Bir
fevkaladelik durumunda ise (beklentiden fazla anlık çağrı gelmesi, beklentiden
az insan kaynağının işe gelmesi, molaya uyumsuzluklar, aniden meydana gelen
hastalanmalar gibi) olaya müdahale etmek zorundadırlar. Aynen uçağın başına
gelebilecek anlık bir durumda pilotların da kontrolleri otopilottan alarak
olaya müdahale etmeleri gibi.
Bu durumda pilotlar
“daha önceden belirlemiş oldukları plan ve daha önceden yüzlerce kez yaptıkları
tekrarlar çerçevesinde” (kafalarına estiği gibi değil!) o onda olan olaya
(mesela ani irtifa kaybı) müdahale ederler ve belki de böylece yüzlerce hayat
kurtarırlar. Müdahale esnasında ise bazı verilere, belirli bir mantık ve
öncelik çerçevesinde bakarlar ve anında yorumlarlar. Muhtemelen önce yerden ne
kadar yüksek olduğunu gösteren altimetre kadranına bakarlar, aynı anda ne kadar
süratli olduklarına ve benzeri. Aynı şekilde çağrı merkezinde de Takım
Liderleri gerçek zamanda belirli verilere bakmalı ve bunları yorumlayarak daha
önce yaptıkları plan çerçevesinde önlem almalıdırlar (aynen pilotların yaptığı
gibi; yani akıllarına estiği gibi değil)
Çağrı merkezinizde tüm
Takım Liderlerinin ve yöneticilerin gerçek zamanda verileri aynı şekilde
yorumlaması ve yorumladıkları veriler çerçevesinde de hep birlikte aynı
aksiyonları alması gerekmektedir.
Buna göre bir kriz durumunda ne önlemler alınması gerektiğini
dokümante etmek ve bir prosedüre bağlamak kriz durumunda işinizi doğal olarak
çok kolaylaştıracaktır. Herkesin (tüm Takım Liderleri) aynı aksiyonları
(örneğin molaların iptal edilmesi, Takım Liderlerinin çağrı alması gibi) aynı
anda almaları kritiktir. Yazılı, üzerinde uzlaşılmış ve anlaşılmış bir plan
olmadan ise aksiyonlar şüphesiz iyi niyetli ancak bir sistem olmadan ele
anılacağı için beklenen sonucu da yaratmayacaktır.
Sonuç olarak çağrı merkezinde unutulmaması gereken şudur:
Müşterilerimizin ilk beklentisi bizim “ulaşılabilir” olmamızdır. Doğru sayıda
Agent’ınız olsa bile bu kişilerin “doğru zamanda doğru yerde” olmasını
sağlamadığınız sürece ulaşılabilir olmayacaksınız. Bu ise ancak etkin ve
sürekli Gerçek-Zaman yönetimi yapılması ile mümkündür.
BAŞARILI ÇAĞRI
MERKEZLERİNİN 10 KARAKTERİSTİK ÖZELLİĞİ
- Çağrı Merkezinin Kurum içindeki
Stratejik Değerini Maksimize Ederler
- Gereken Bütçeyi Alırlar
- Pozitif bir İklim (Hava)
Yaratılar
- Müşterilerinin Ulaşım
Stratejisini Doğru Kurgularlar
- Müşterileri işlerinin
eksenindedir
- Kaliteye odaklanırlar ve
işlerini –süreçlerini- sürekli iyileştirirler
- Optimizasyon ve verimlilik
arayışındadırlar
- Değişen talepleri iyi ele
alırlar (şirketin gidişatını iyi okurlar)
- Yeniliklere açıktırlar, deney
yaparlar
- Her açıdan bakıldığında
iyidirler, dengelidirler.
Bu yazı alphoken.com sitesindeki Çağrı Merkezinde Gerçek Zaman Yönetimi adlı yazıdan alınmıştır.
Hiç yorum yok:
Yorum Gönder
Not: Yalnızca bu blogun üyesi yorum gönderebilir.